Microsoft beendet am 13. Oktober 2026 den Support für Office 2021 und Office LTSC 2021. Nach diesem Termin stellt Microsoft keine regulären Sicherheitsupdates, Fehlerkorrekturen und keinen technischen Support mehr bereit.
Für Unternehmen sollte das Support-Ende jedoch nicht nur die Frage auslösen, welche neue Version von Word, Excel oder Outlook installiert werden soll. Vielmehr ist es ein sinnvoller Zeitpunkt, die gesamte Microsoft-365-Umgebung zu überprüfen.
Funktioniert Office 2021 nach Oktober 2026 weiterhin?
Eine vorhandene und ordnungsgemäß aktivierte Office-2021-Installation wird voraussichtlich nicht unmittelbar abgeschaltet. Word, Excel, Outlook und PowerPoint können zunächst weiterhin gestartet werden.
Das entscheidende Problem ist der fehlende Herstellersupport. Neu entdeckte Sicherheitslücken werden nach dem Support-Ende nicht mehr regulär geschlossen. Office-Anwendungen verarbeiten täglich externe Inhalte wie:
- E-Mail-Anhänge
- Word- und Excel-Dokumente
- Rechnungen und Bewerbungen
- Vorlagen und Makros
- Dateien von Kunden und Geschäftspartnern
Nicht mehr unterstützte Office-Versionen sollten deshalb nicht dauerhaft auf produktiven Unternehmensarbeitsplätzen eingesetzt werden.
Nicht nur Office austauschen
Eine reine Installation der Microsoft 365 Apps löst zwar das Problem der veralteten Desktopanwendungen. Sie beantwortet aber noch nicht die Frage, wie Benutzer, Geräte, E-Mails und Unternehmensdaten zukünftig geschützt und verwaltet werden sollen.
Bei einer Microsoft-365-Planung sollten deshalb unter anderem folgende Bereiche betrachtet werden:
- Word, Excel, Outlook und PowerPoint
- Exchange Online und geschäftliche E-Mail
- OneDrive und SharePoint
- Microsoft Teams
- Mehrfaktor-Authentifizierung
- Conditional Access
- Verwaltung von Computern und Mobilgeräten
- Endpoint Detection and Response
- Schutz vor Phishing und gefährlichen Anhängen
- Patch- und Updateverwaltung
- Datensicherung von Microsoft 365
Je nach Microsoft-365-Plan sind diese Funktionen vollständig, teilweise oder gar nicht enthalten. Deshalb sollte die Lizenz nicht ausschließlich danach ausgewählt werden, ob Word, Excel und Outlook benötigt werden.
Welche Microsoft-365-Pläne sind für Unternehmen relevant?
Microsoft 365 Business Basic
Business Basic eignet sich vor allem für Benutzer, die hauptsächlich mit den Web- und Mobilversionen der Microsoft-Anwendungen arbeiten. Geschäftliche E-Mail, Cloudspeicher und Zusammenarbeitsdienste stehen zur Verfügung. Die vollständigen Desktopversionen der Office-Anwendungen sind in diesem Plan jedoch nicht enthalten.
Microsoft 365 Business Standard
Business Standard enthält zusätzlich die installierbaren Desktopanwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Der Plan kann für klassische Büroarbeitsplätze geeignet sein, enthält jedoch nicht denselben Umfang an Geräteverwaltung und erweiterten Sicherheitsfunktionen wie Business Premium.
Microsoft 365 Business Premium
Business Premium verbindet die Office-Anwendungen und Cloud-Dienste mit erweiterten Funktionen für Identitätsschutz, Gerätemanagement und IT-Sicherheit.
Je nach aktuellem Produktumfang gehören dazu unter anderem Funktionen aus Microsoft Intune, Microsoft Entra ID, Microsoft Defender for Business und Microsoft Defender for Office 365.
Business Premium ist deshalb für viele kleine und mittelständische Unternehmen interessant. Die Lizenz allein schafft jedoch noch keine sichere Umgebung. Die enthaltenen Funktionen müssen korrekt eingerichtet, überwacht und regelmäßig kontrolliert werden.
Microsoft-365-Lizenzen mit M365 Maps vergleichen
Die Microsoft-365-Lizenzierung ist komplex. Viele Funktionen besitzen ähnliche Namen, gehören zu unterschiedlichen Teilprodukten oder sind nur in bestimmten Lizenzkombinationen verfügbar.
Die unabhängige Plattform M365 Maps stellt Microsoft-365-Lizenzen als grafische Übersichten dar.
Über die M365 Maps Feature Matrix lässt sich nach einzelnen Funktionen suchen. So kann beispielsweise geprüft werden, in welchen Plänen eine bestimmte Sicherheits-, Geräte- oder Compliance-Funktion enthalten ist.
Unter anderem lassen sich folgende Lizenzbereiche vergleichen:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 Enterprise E3 und E5
- Microsoft Defender
- Microsoft Entra
- Microsoft Intune
- Microsoft Purview
- Microsoft 365 Copilot
M365 Maps ist keine offizielle Microsoft-Lizenzquelle. Die Plattform eignet sich sehr gut zur Orientierung und Planung. Vor einer Bestellung müssen die Angaben jedoch anhand der aktuellen Microsoft-Produkt- und Lizenzbedingungen geprüft werden.
Warum eine einheitliche Lizenz nicht immer sinnvoll ist
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt automatisch dieselbe Lizenz. Beispielsweise unterscheiden sich die Anforderungen eines Büroarbeitsplatzes deutlich von denen eines Mitarbeiters in der Produktion, eines Außendienstmitarbeiters oder eines Administrators.
Vor einer Lizenzentscheidung sollten daher folgende Fragen beantwortet werden:
- Benötigt der Benutzer die vollständigen Desktopanwendungen?
- Wird ein persönliches Exchange-Online-Postfach benötigt?
- Werden ausschließlich Webanwendungen verwendet?
- Sollen Computer und Mobilgeräte zentral verwaltet werden?
- Ist Conditional Access erforderlich?
- Welche Anforderungen bestehen an E-Mail- und Endgerätesicherheit?
- Werden gemeinsam genutzte oder persönliche Geräte verwendet?
- Gibt es besondere Compliance- oder Aufbewahrungsanforderungen?
Eine rollenbasierte Lizenzierung kann wirtschaftlicher sein als die pauschale Vergabe derselben Lizenz an alle Benutzer. Sie darf allerdings nicht dazu führen, dass notwendige Sicherheitsfunktionen fehlen.
Microsoft 365 ersetzt keine unabhängige Datensicherung
Auch bei einem Wechsel zu Microsoft 365 sollte eine unabhängige Datensicherung eingeplant werden.
Microsoft stellt Verfügbarkeits-, Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsfunktionen bereit. Diese sind jedoch nicht automatisch mit einer langfristigen und unabhängig verwalteten Datensicherung gleichzusetzen.
Ein separates Microsoft-365-Backup kann unter anderem bei folgenden Ereignissen relevant sein:
- versehentlich gelöschte Daten
- verspätet bemerkte Löschungen
- kompromittierte Benutzerkonten
- absichtliche Manipulationen
- fehlerhafte Synchronisation
- Ransomware-Angriffe
- langfristige Aufbewahrungsanforderungen
Empfohlene Vorgehensweise
- Vorhandene Office-Versionen inventarisieren.
- Aktuelle Microsoft-365-Lizenzen erfassen.
- Benutzer nach Aufgaben und Schutzbedarf gruppieren.
- Business Basic, Standard und Premium vergleichen.
- Enthaltene Funktionen mit M365 Maps visualisieren.
- Lizenzangaben anhand offizieller Microsoft-Unterlagen prüfen.
- Add-ins, Makros und Fachanwendungen dokumentieren.
- Eine Pilotgruppe für die Migration auswählen.
- Sicherheitsrichtlinien und Geräteverwaltung vorbereiten.
- Eine unabhängige Microsoft-365-Datensicherung einplanen.
- Mitarbeiter über MFA und neue Arbeitsabläufe informieren.
- Die Umstellung schrittweise durchführen.
Fazit
Das Support-Ende von Office 2021 am 13. Oktober 2026 sollte nicht nur als notwendiger Austausch einer Office-Version betrachtet werden.
Es bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre gesamte Microsoft-365-Strategie zu überprüfen: von Office und E-Mail über Identitätsschutz und Geräteverwaltung bis hin zu Endpoint Security und Datensicherung.
Werkzeuge wie M365 Maps helfen dabei, die Unterschiede zwischen den zahlreichen Lizenzpaketen verständlich darzustellen. Die endgültige Auswahl sollte jedoch immer anhand der vorhandenen Infrastruktur, der eingesetzten Geräte, der Arbeitsweise und des individuellen Schutzbedarfs erfolgen.
Systemhaus Schulz unterstützt Unternehmen bei der Inventarisierung vorhandener Office- und Microsoft-365-Lizenzen, bei der Auswahl geeigneter Lizenzpakete sowie bei Migration, Absicherung, Geräteverwaltung und Datensicherung.